档案电子化的重要性与现实意义有哪些

　　现在有很多的纸质方案都会进行电子化，那么纸质档案电子化都有哪些重要性和现实意义呢？

　　（一）实现信息资源的共享企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可当的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案电子化建设应势在必行。

　　由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企业的一个挑战，需要更多的技术和资金的投入。

　　（二）减轻企业人员的劳动强度档案电子化建设带来的优势是减轻企业人员的劳动强度。传统的档案管理模式下，人员通过手工整理和人脑分析的方式进行低效率的工作，不仅工作时间长，疲劳度加大，还容易出现人为的错误。但实行信息化管理能使工作实现自动化，档案数据只需要录入一次便可以重复利用和共享。

　　（三）便于企业保密工作推进的重要性档案的信息化管理更有利于企业资料的保密性。通过无纸化录入的方式能轻易检查信息的完整性和准确性，比纸质保存更加便捷，使档案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同时，管理人员还可通过高级设置进行权限管理，使内部资料划分为不同的获取级别，不仅兼顾保密，还节省了企业管理资源。

　　（四）提高信息检索工作效率的重要性档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。

　　同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。

　　显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案电子化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。

　　（五）档案管理的革新与未来趋势企业档案管理的信息化对社会公共服务也做出了重要的贡献，这也是企业信息化建设将面临的革新方向，它是我国企业获得国内外市场经济竞争力的重要前提。

　　企业服务的终端是客户，古人云：“先克己，再利人”，唯有企业具有不断地学习与挑战的精神，才能融入世界发展的潮流，将提升自身产品与服务价值作为长期的可续性发展目标，从而提供给社会更多更好的服务。

　　因此，企业应当积极学习先进的信息化管理技术，将档案管理技术更好地与企业各项阶段成果相连接，做好内部制度的完善工作，配合企业的战略目标，使企业能够长远地生存与发展。