电子化档案系统建设有哪些重要意义

　　在大数据技术不断进步的背景下，衍生出各式各样的数据处理库和软件，能够有效实现对海量信息的处理。事业单位应充分认识到大数据技术的优势，并积极进行应用。那么电子化档案系统建设有哪些重要意义呢？

　　（一）有利于提高文书档案归档的效率。

　　传统媒体时代，文书档案资料基本以纸质版保存，档案纸张很容易出现受损、丢失等问题。文书档案的归档方式是由工作人员手动归档，不仅工作量巨大，还容易在海量信息中出现差错。

　　随着大数据时代的到来，传统档案管理工作已经不能适应当今社会发展。将纸质版文书档案转变成电子版文书档案资料，成为提高文书档案管理工作水平的重要途径。电子化档案系统建设能够第一时间将信息录入电脑档案数据库中，如若利用大数据技术还能够实现信息的自动归档，极大提高了工作效率。

　　（二）有利于提高文书档案检索的便利性。

　　文书档案作为事业单位各项任务的依据和说明，其包含着单位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。当工作人员想要获取相关信息时，需要在大量的纸质文书档案中进行查找和获取，不仅浪费时间和人力，还有可能耽误重大工作进展。

　　文书档案电子化依托强大的信息处理软件，将所有的文书档案信息进行整合和分类，工作人员只需登录后搜索相关内容便可获得所求信息，大大提高了检索的便利性。此外，在互联网机制作用下，电子文书档案能够实现在线高效传输，解决了传统纸质文件传送时间长的局限。

　　（三）有利于节约文书档案存放空间。

　　文书档案存放是有期限的，但随着事业单位的不断发展和壮大，文书档案的销毁速度远远比不上添加速度，这就导致大量文书档案资料堆放，占据了大部分档案室空间。在电子化档案系统建设过程中，不需要将纸质文书存储在档案室内，只需将信息存储在云盘、数据库、移动磁盘内即可，节省了档案室的物理空间和纸张数量，有利于促进档案管理工作朝着集约化、精细化方向发展。