档案外包整理要注意事项

　　随着各企业档案的逐渐增多，导致很多的企业不得不花时间整理档案。所以选择档案外包，那么档案外包整理要注意几点呢？

　　一、资质与规模

　　企业在选择与自己合作的外包公司时需要一定的标准，建立必要的门槛，从而保证档案安全。

　　首先要考察公司的资质，很多企业在选择档案外包公司时，只审核基本资料，比如工商登记证书、税务登记证，稍微重视档案管理的企业会查看当地档案管理局的备案登记证，然而这些是远远不够的，还要重点考察承包单位的内部管理机制，是否能够全面保证档案的实体安全和信息安全。

　　另外，员工人数、经营范围、库房规模也是必要的考察点，承包业务在经营范围内，库房达到国家档案馆建筑设计标准和“十防”要求的外包公司。

　　二、管理与技术

　　要考察档案外包公司的管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还可以在库房参观时从现场了解员工纪律是否严肃、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断，如果库房管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的外包公司相对更让人放心。

　　随着科技的发展与应用，专业的档案管理公司拥有自主研发的核心技术，从档案的整理、装箱、交接、消毒、上下架、调阅到日常的管理维护，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。因此，企业在选择外包公司时，档案管理部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对各环节的具体实施方法。

　　值得一提的是目前国内市场上先进的档案管理公司还利用科技技术打造了无人库房，库房内采用全自动立体货架箱式存储，不仅档案存储空间环境和安全性大幅度提升，库房内还采用档案管理机器人系统，档案箱在立体货架上的出库、入库均通过机器人进行处理，避免人为因素造成档案破坏。

　　三、沟通与权责

　　很多企业与档案外包中介机构签订合同时对业务中可能涉及的服务价格没有一一明确，从而导致成本失控。对外包服务过程中各项行为规范，双方所负的义务和责任，数据资料内容的保密和档案实体的保护要求也没有做出清晰规定。

　　此外，合同中经常会遗漏如遭遇外界环境的灾害时应急措施与责任认定等相关条款，对于档案外包期间发生的诸如丢失，损毁等赔偿条款一些档案外包中介机构只向客户提供口头上的承诺，存有“档案一定不会丢失损毁”的侥幸心理，而当真的发生此类事件时，中介机构根本无力赔偿，这些弊端直接导致企业陷入纠纷和诉讼。因此在选择档案管理公司时，要事无巨细，明确双方权责。

　　四、案例与反馈

　　在选择外包公司时，建议档案管理部门要了解一下外包公司有多少成功案例，以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此条件允许的话，最好选择有本行业相关服务经验的公司来外包，如果有不同行业的排头兵企业是最好的。

　　众所周知，外包公司为了获取订单，通常都会在宣传方面绞尽脑汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看本质，深入了解外包公司的真实状况，还得倾听用户方的真实感受。