做好数字化建设应该考虑哪些方面

　　档案数字化建设是一项庞大的工程，需要耗费人力、物力、财力等等。对于做好数字化建设来说需要考虑哪些方面呢？

　　1、在对传统介质档案数字化上

　　可以分两步走，第一步先实现馆藏目录数字化，编制电子目录检索工具，实现目录级数字化管理与检索利用。第二步，有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。要根据馆藏基础，分析用户需求，研究馆藏体系，在充分调研的基础上选择最优的方案。在对电子文件的归档上，要规范电子文件制度与范围，根据自身的条件有计划地接收具有长久保存价值的电子档案进馆，改善馆藏结构。

　　2、要考虑馆藏档案的利用率

　　选择数字化档案的内容要“经典”，主题与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，这可根据定期或不定期的统计结果来挑选，把那些利用率较高的且利用后能产生的巨大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费人力、物力和财力。

　　3、要考虑馆藏特色

　　确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行数字化。从某种意义上说，有特色就有优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。因为这些特色馆藏是其他档案馆所没有的。选择其他档案馆没有的档案信息进行数字化，是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障，同时也节约了资金，避免重复建设。如反映某一地区特色文化的档案，其他的档案馆一般不收藏，应该尽可能齐全、系统地将这些档案信息数字化。

　　4、要考虑用户的需求

　　针对用户的需求进行数字化，在实际工作中，某些专业利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服务，因此在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，以用户为本，分析需求的方方面面，做到按“需”数字化。

　　5、对电子文件的接收也要权衡费用与价值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空间、装具、人力等，对于纸质文件来说，空间的问题最为突出，对于电子文件来说，保存空间不是很重要的一个问题，但是，管理电子文件的费用大量转移到为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中。所以必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求，尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。

　　如果不能采用与软件无关的格式统一保管的话，档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件，而这类软件往往是昂贵的，或者是专利性的，软件拥有者可以有种种理由不愿无偿移交。在这种情况下，档案机构需要根据电子文件的价值和自身的实力做出决断：或者购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用，或者与文件形成机关达成协议，由他们按照国家的有关规定实施管理。