档案整理及数字化方案步骤

　　纸质的档案查询不是很方便，所以现在都进行数字化档案整理，那么数字化档案在整理中有哪些方案步骤呢？

　　一、创建档案分类架构

　　根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《企业档案管理办法》，工业企业档案分类设置十个一级类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

　　二、取卷

　　从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时需注意（1）准确记录所取案卷的物理存放位置；（2）依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

　　三、档案定义

　　档案定义，是《会博通档案管理系统》的专用术语，即是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷或档案盒的相关属性。会博通可同时管理纸质档案和数字化档案，如果会博通中默认已存在所需的案卷信息，则此步骤可省略。

　　四、拆卷

　　拆卷是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷的属性信息已保存在系统中，还应执行取消注册功能，相当于在中执行拆卷操作。拆卷需要特别注意保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

　　五、录入卷内文件信息

　　一份案卷一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。如果系统中已存在卷内文件目录，不必再录入。如果没有卷内目录，则需新建文件，然后录入卷内文件属性信息。

　　六、扫描

　　对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件上传到档案管理系统。管理器内嵌扫描处理工具，可在录入卷内文件属性信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用提供的管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统。

　　如果有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

　　七、校对

　　对归入档案的文件进行检查校对，核对无误后，则可装订成案卷，或装入档案盒中。

　　提供了一个档案注册的功能，用于固化归档完成后的案卷（档案盒）。

　　八、表格打印

　　根据档案管理的需要，打印封面、文件清单、备考表等表格。