文书档案整理方法
2022-06-07
文书档案整理方法
①装订。
归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
②分类方法。
鉴于企业档案管理特点和机构职能变化频繁，宜采用年度―问题―保管期限的分类方法，取消案卷级管理的年度―问题（结合机构）的分类方法。
③排列。
归档文件应在分类方案的***一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
④编号。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并设置问题项。全宗号：根据实际情况用单位简称。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。保管期限：归档文件保管期限的简称。即***、定期（分30年、10年）。件号：文件的排列顺序号。根据不同的保管期限分设件号。在分类方案的***一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，也称室编件号。
⑤编目、提名等。
编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。题名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。日期：文件形成的时间。应以发文单位盖章处的日期为准，法规文件以公布日期为准，决议、决定以会议通过的日期为准，批转、批复、转发的文件，以批转、批复、转发的日期为准。以八位阿拉件数字标注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。页数：每一件归档文件的页数，凡有图、文、公章、文件处理签的页面为一页。归档文件目录应装订成册并编制封面。可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。
⑥装盒。
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。