报业档案数字化管理优势之提高办公效率

　　数字化管理系统具有数字产品存储及调取查阅功能，以内容管理为核心，全文检索。那么报业档案进行数字化管理有哪些优势呢？

　　(一)提高办公效率。在引入档案管理系统后，根据报社中不同人员的不同活动，系统能够实现不同的辅助功能。在记者采写新闻中，系统能够辅助记者录入、上传新闻并提供查阅当日新闻的服务；如果记者需要修改已经上传的新闻，根据自身权限能够修改自己上传过的新闻；如果记者或者编辑需要纸质版的新闻材料，可以在服务器上下载相应资料并打印出来；当有人需要对档案进行归类或统计等，可以根据自身权限实现相应功能。相对于手工工作，引入档案管理系统能大大提高工作效率。

　　(二)有利于信息交流与共享。电子文件的属性决定了电子文件利用具有纸质文件档案无法比拟的优势，电子文件利用比纸质文件档案利用更方便、更快捷，可以跨越时间和空间条件的约束，在计算机网络通达的地方就可以提供利用，坐在计算机前就可以查询地球另一端国家档案馆的档案信息。电子文件还可以做到文件信息资源共享，同一份电子文件可以同时提供多人利用，发挥文件信息的最大利用价值，档案馆、档案室可以向社会公众、各单位提供“一站式”电子文件信息利用服务，这才是档案信息化建设的最终目的。

　　(三)有助于档案的长期保存。如果所有资料都用纸张进行保存，一定会面I临纸张被腐蚀的问题，这个问题导致纸质资料保存时间有限。而利用电子资源，能够有效解决保存时间这个问题。只要时常做好备份，服务器正常运行，就能够完全满足人们对于保存时间的要求，而且保存稳定。

　　(四)实现了文件的安全性。在实现了用户权限管理和应用了认证技术之后，资料的保存和传输更加安全，只有有相应权限的人才能实现传输、查阅等功能，很大程度上避免了机密资料的外泄。