归档文件装订顺序及原则

　　归档文件是应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料，归档文件是要进行装订的，那么归档文件装订要注意几点呢？

　　1、归档文件的件内顺序排列要求

　　正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

　　2、装订的原则

　　归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　3、装订材料的选择

　　用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照直角装订、三孔一线装订执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照执行直角装订、三孔一线装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　4、装订的部位与对齐方式及注意事项

　　归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金属物，多使用缝纫机、线绳、固体胶等方式扎边、粘贴或三孔一线法进行装订。

　　5、装订的一般要求

　　（1）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应按照DA/T 25—2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　（2）装订要求牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。

　　（3）用于装订的材料，无论是其自身还是通过与其他材料及环境之间的接触反应，均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

　　线装法中的直角装订（T1）、缝纫机轧边装订（T2）、三孔一线装订（T3）均应采用棉纱线，棉纱线规格、质量、检测应按GB/T 398—2008的规定进行。

　　6、三孔一线装订标准

　　（1）三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线、打结的装订方式。

　　（2）三孔一线装订采取挤压式打孔，以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧，确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离，竖版文件以8 cm——10cm为宜，横版文件以6 cm——8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5 cm。

　　（3）穿线时，先将装订绳对折，将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中间孔处打结。

　　（4）三孔一线装订在打结后应保留1.5 cm左右的绳头，并在打结处用力压实。