档案整理有几个步骤
2024-03-22
很多人觉得档案整理很简单,实际上档案整理是有一些步骤的,那么档案整理都有哪些步骤呢?一起了解下?
1、目录数据准备:
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订:
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3、区分扫描件和非扫描件:
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整:
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记:
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6、装订:
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。